Nesta área disponibilizamos, gratuitamente, a legislação e a normatização atualizada aplicável ao Corretor de Seguros. Ferramenta indispensável ao profissional para o exercício de sua atividade de acordo com as demandas regulatórias exigidas pelo o órgão regulador.

Utilize os filtros disponíveis para realizar, rapidamente, a sua pesquisa.

CIRCULAR SUSEP Nº 074, DE 25.01.1999

CIRCULAR SUSEP
Estipula prazos para guarda de documentos e armazenamento de dados pelas Sociedades Seguradoras, de Capitalização, Entidades Abertas de Previdência Privada e Corretoras de Seguros, Previdência Privada Aberta e Capitalização, relativos a Contratos firmados.

CIRCULAR SUSEP Nº 074, DE 25.01.1999

Estipula prazos para guarda de documentos e armazenamento de dados pelas Sociedades Seguradoras, de Capitalização, Entidades Abertas de Previdência Privada e Corretoras de Seguros, Previdência Privada Aberta e Capitalização, relativos a Contratos firmados.

O Superintendente da Superintendência de Seguros Privados - SUSEP, na forma do Art. 36, alínea “b”, do DECRETO-LEI Nº 073, DE 21.11.1966, com base no Código Civil Brasileiro (Lei nº 3.701, de 01.01.16) e no Código de Defesa do Consumidor (Lei nº 8.078, de 11.09.90) e considerando o que consta no Processo SUSEP nº 15414.003214/97-21, de 18.07.97,

Resolve:

TÍTULO I
DO OBJETIVO

Art. 1º - As Sociedades Seguradoras, as Entidades Abertas de Previdência Privada, as Sociedades de Capitalização e as Corretoras de Seguros, Previdência Privada Aberta e Capitalização deverão manter registro de todas as informações referentes aos contratos que realizarem, no mínimo, pelo prazo de prescrição ou o estabelecido nesta Circular, o que for maior.

TÍTULO II
DAS DEFINIÇÕES

Art. 2º - Para fins do disposto nesta Circular, consideram-se documentos relativos a contratos firmados:

I - relativos a títulos de capitalização: proposta; condições gerais; título; documento de solicitação de resgate; documento de transferência de titularidade; despacho de aprovação do plano expedido pela SUSEP;

II - relativos a contratos de seguros: proposta; cartão-proposta; declaração de saúde; apólice; bilhete; certificado de seguro; condições gerais, especiais e particulares; aditivos e endossos contratuais; aviso de sinistro e seus respectivos documentos comprobatórios; correspondências entre as partes do contrato e, no caso de contratos de seguro de vida, também os documentos relativos a:

a) critério e componentes da base de cálculo de excedentes financeiros, quando contratados, contemplando, inclusive, a especificação dos ativos garantidores considerados, por tipo, espécie, emitente, vencimento, quando for o caso, quantidade, data e valor da aquisição, custo na data-base de cálculo do excedente, valor de mercado na mesma data-base e forma de apuração e demonstrativo do cálculo da rentabilidade final consolidada dos ativos garantidores e que serviu como parâmetro para comparação com a taxa de remuneração garantida;

b) eventos geradores de resgates e transferências, totais e parciais, de recursos das reservas matemáticas e de cálculo do respectivo valor;

c) eventos geradores dos benefícios e de cálculo do respectivo valor; e

d) critério e componentes da base de cálculo de excedentes técnicos, quando contratados.

III - relativos a contratos previdenciários: proposta; regulamento; contrato de adesão; termos aditivos, certificado do participante, despacho de aprovação do plano expedido pela SUSEP e documentos comprobátorios relativos a:

a) critério e componentes da base de cálculo de excedentes financeiros, quando contratados, contemplando, inclusive, a especificação dos ativos garantidores considerados, por tipo, espécie, emitente, vencimento, quando for o caso, quantidade, data e valor da aquisição, custo na data-base de cálculo do excedente, valor de mercado na mesma  data-base e forma de apuração e demonstrativo do cálculo da rentabilidade final consolidada dos ativos garantidores e que serviu como parâmetro para comparação com a taxa de remuneração garantida;

b) eventos geradores de resgates e transferências, totais e parciais, de recursos das reservas matemáticas e de cálculo do respectivo valor;

c) eventos geradores dos benefícios e de cálculo do respectivo valor; e

d) critério e componentes da base de cálculo de excedentes técnicos, quando contratados.

Parágrafo único - Incluem-se no rol de informações a serem mantidas pelas empresas a nota técnica atuarial do plano e o número de seu respectivo processo administrativo na SUSEP, bem como os dados geradores das taxas utilizadas para fixação do preço dos seguros e planos previdenciários.

TÍTULO III
DO ARMAZENAMENTO DE DOCUMENTOS E DADOS

Seção I
Dos Títulos de Capitalização e dos Contratos de Seguros

Art. 3º - O prazo mínimo para guarda de documentos originais relativos a títulos de capitalização é de vinte anos a partir do término de sua vigência ou de resgate, o que for maior.

Art. 4º - O prazo mínimo para guarda de documentos originais de contratos de seguros de bens é de cinco anos, contados a partir do término de vigência do contrato, ou o prazo de prescrição, o que for maior.

Art. 5º - O prazo mínimo para guarda de documentos originais de contratos de seguros de pessoas, de responsabilidades e aqueles cujo beneficiário não seja o próprio segurado, é de, no mínimo vinte anos, contados a partir do término de vigência do contrato.

Art. 6º - As informações acerca de todos os valores relativos a contratos de seguros e títulos de capitalização devem ser armazenadas, em moeda corrente da época, durante o período de vigência de contrato.

Parágrafo único - Os registros de que trata o “caput” devem ser mantidos pelo prazo mínimo de vinte anos, contados a partir do término de vigência do contrato.

Seção II
Dos Contratos Previdenciários

Art. 7º - O prazo mínimo para guarda de documentos originais relativos a contratos previdenciários é de vinte anos, contados do término, por qualquer causa, da vigência do contrato.

Parágrafo único - Os registros de que tratam os subitens 5.1.1, 5.1.2, 5.1.3, 5.1.4 e 5.2.1 das Normas Anexas à Circular 53, de 20.07.98, deverão ser mantidos pelo mesmo prazo definido no “caput” tanto pelas Entidades Abertas de previdência privada quanto pelas Sociedades Seguradoras autorizada a operar em Previdência Privada.

TÍTULO IV
DO ARMAZENAMENTO EM CASOS DE PROCESSOS ADMINISTRATIVOS OU JUDICIAIS

Art. 8º - Para fins de contagem dos prazos estabelecidos nesta Circular, não serão considerados os períodos em que haja tramitação de processo administrativo ou judicial.

TÍTULO V
DOS MEIOS DE ARMAZENAMENTO DOS DOCUMENTOS

Art. 9º - As Sociedades Seguradoras, as Entidades Abertas de Previdência Privada, as Sociedades de Capitalização e as Corretoras de Seguros, Previdência Privada Aberta e Capitalização deverão manter em seus arquivos, pelos prazos definidos nesta Circular, os originais ou cópias microfilmadas dos documentos relativos aos contratos firmados em decorrência de suas operações.

Parágrafo único - Sem prejuízo do arquivamento dos documentos originais ou microfilmados estabelecido no “caput”, fica facultada, para efeito de fiscalização no âmbito da SUSEP, a adoção de procedimento de armazenamento dos documentos mencionados em qualquer meio de gravação eletrônica ou magnética, em sistema ou equipamento de telecomunicações ou outro equipamento similar, desde que tais  arquivos possam ser acessados prontamente pela Fiscalização que, quando entender  necessário, conferirá prazo para a  apresentação dos originais.

Art. 10 - Esta Circular entra em vigor na data de sua publicação.

Hélio Oliveira Portocarrero de Castro
Superintendente

(DOU de 05.02.99 - pág. 12 - Seção 1)

Nota da Editora: Sobre outros prazos de guarda de documentos:
1) O prazo de guarda para os documentos eletrônicos será o mesmo prazo de guarda exigido para os documentos impressos, conforme o § 1º, do Art. 2º da Circular SUSEP nº 277, de 30.11.2004.